SUBTOTALES

Microsoft Excel puede calcular automáticamente valores de subtotales y de totales generales en una lista. Cuando se insertan subtotales automáticos, Excel esquematiza la lista para que se puedan mostrar y ocultar las filas de detalle de cada subtotal. Para insertar subtotales, primero se ordena la lista para agrupar las filas cuyos subtotales se desea calcular. Después pueden calcularse los subtotales de cualquier columna que contenga números.

Si los datos no están organizados en una lista, o si sólo necesita un total, puede utilizar Autosuma en lugar de subtotales automáticos.

Cómo se calculan los subtotales Excel calcula los subtotales con una función de resumen, como Suma o Promedio. Puede mostrar subtotales en una lista con más de un tipo de cálculo a la vez. Totales generales Los valores del total general se obtienen a partir de los datos de detalle y no de los valores de las filas de subtotales. Por ejemplo, si se utiliza la función de resumen Promedio, la fila Total general mostrará el promedio de todas las filas de detalle de la lista y no el promedio de los valores de las filas de subtotales. Actualización automática: Excel actualizará automáticamente los subtotales y el total general cuando se modifiquen los datos de detalle.
Subtotales

Los subtotales constituyen una manera rápida y sencilla de resumir datos en listado. No es necesario crear fórmulas. Excel crea la fórmula, inserta las filas correspondientes al subtotal y al total y efectúa un esquema de los datos, automáticamente. Así, los datos resultantes son fáciles de formatear, colocar en un gráfico e imprimir. En resumen, añade líneas de subtotal a columnas de la lista. En Excel, los subtotales se utilizan cuando trabaja con listas de datos ordenadas. Sirven para realizar cálculos totales y parciales de dichas listas. Realiza el siguiente ejemplo: Para cada cambio en EMPRESA (con esto agrupara por empresas): Usa función SUMA Agregue subtotal a BENEFICIOS Active la opción Aceptar. Observe que han aparecido los subtotales bajo la columna de Beneficios agrupados por países. A la izquierda, aparecen unos signos que controlan el nivel de desglose del subtotal. Puede aumentar o disminuir el nivel del subtotal pulsando en los signos + y – o, bien, en los números que aparecen sobre estos signos. Para añadir los promedios de gastos, aparte de los subtotales anteriores de los Beneficios, realiza las siguientes instrucciones: Vuelva a seleccionar la lista de datos y active la opción Subtotales del Menú Datos Cambia la opción Usar función y escoja la función Promedio. Active la casilla Agregar subtotal a GASTOS Desactive la casilla Reemplazar subtotales actuales (si no la desactiva, perdera los subtotales conseguidos). Active la opción Aceptar. Si quiere desaparecer los subtotales, debe activar la opción Subtotales del Menú Datos, y seleccionar Quitar todos. Nota: Para realizar subtotales de otro campo, por ejemplo, por países, deberá primero ordenar la tabla por esa columna. Debe crear una lista, con los subtotales por empresas acumulando las ganancias debajo de la columna de Beneficios, de forma que pueda ver los totales parciales: - Seleccione todo el rango de datos (A1:E11) - Active la opción Subtotales del Menú Datos - Active las opciones necesarias: Para cada cambio en EMPRESA (con esto agrupara por empresas): Usa función SUMA Agregue subtotal a BENEFICIOS Active la opción Aceptar.

Observe que han aparecido los subtotales bajo la columna de Beneficios agrupados por países. A la izquierda, aparecen unos signos que controlan el nivel de desglose del subtotal. Puede aumentar o disminuir el nivel del subtotal pulsando en los signos + y – o, bien, en los números que aparecen sobre estos signos.

Para añadir los promedios de gastos, aparte de los subtotales anteriores de los Beneficios, realiza las siguientes instrucciones: Vuelva a seleccion

nar la lista de datos y active la opción Subtotales del Menú Datos Cambia la opción Usar función y escoja la función Promedio. Active la casilla Agregar subtotal a GASTOS Desactive la casilla Reemplazar subtotales actuales (si no la desactiva, perdera los subtotales conseguidos). Active la opción Aceptar. Si quiere desaparecer los subtotales, debe activar la opción Subtotales del Menú Datos, y seleccionar Quitar todos. Nota: Para realizar subtotales de otro campo, por ejemplo, por países, deberá primero ordenar la tabla por esa columna.